Je v zásadě jedno, zda používáte Evernote, OneNote, systémové poznámky nebo kteroukoli ze stovek podobných aplikací. U všech dříve či později narazíte na stejný problém. Protože je strašně jednoduché, zábavné a na první pohled užitečné do nich směrovat obrovské množství informací, dostanete se do stavu, kdy vás zcela zahltí. Jak tomu předejít?
VŠE NOVÉ PATŘÍ NA JEDNO MÍSTO, DO INBOXU
Přestože Evernote nabízí při vytváření poznámky či jejím skenování její okamžité (někdy automatické) zařazení do notebooků, moje doporučení je přesně obrácené. Vytvořte si jedno místo, kam se budou střádat všechny nové poznámky, informace a dokumenty. Já jsem jej nazval _INBOX, aby bylo v abecedním seznamu vždy první a dobře se jeho jméno pamatovalo.
Smyslem Inboxu je soustředit všechna příchozí data a nechat je trochu odležet. U řady z nich se totiž s časovým odstupem ukáže, že již nejsou aktuální, ztratila relevanci nebo je prostě nevyužijete tak, jak jste plánovali. Abyste dokázali rozpoznat “čekající” informace, pošlete je všechny do INBOXu.
Konkrétně v Evernotu si otevřete Preferences a hned na první záložce General je položka By default, place new notes into following notebook. Zde si vyberete svůj Inbox, ať už si jej pojmenujete jakkoli.
Pokud používáte skener od Evernote, přepněte se ještě do záložky Scanning a pro všechny typy dokumentů nastavte jako cílový notebook také Inbox. Pokud se vám hodí rozpoznávání typu dokumentů, nastavte si pro jednotlivé typy Tagy, které je identifikují.
PROCES VYHODNOCENÍ OBSAHU INBOXU – REVIEW
Jednou za čas, podle toho kolik energie jste ochotni věnovat udržení pořádku si sednete za Evernote, otevřete si svůj Inbox a postupně procházíte poznámku po poznámce. Co je stále aktuální a smysluplné, to přesunete do své standardní struktury notebooků. Co se s odstupem ukáže jako zbytečné, to smažete.
Osobně procházím Inbox většinou tak 1x měsíčně a smažu až 2/3 toho, co tam najdu. Přesouvat můžete i hromadně, takže většinou stačí pár desítek minut a je hotovo.
ZÁVĚR
Tuto metodu jsem převzal ze systému GTD a hodně mi pomáhá udržet v Evernote pořádek. Sice na první pohled může působit neefektivně, proč nezařadit informace hned a neušetřit si jeden krok, ale není tomu tak. Pokud se naučíte zpětně hodnotit informace, nezahltíte si Evernote a hlavně si udržíte určitou informační hygienu ve svém archivu.
Chcete se naučit využít Evernote naplno a dozvědět se řadu dalších praktických tipů? Přijďte na náš kurz Evernote: Informace pod kontrolou.
